Avec un breveté je fais son vol de prorogation sep/ PPL le 5/11/21 avant l' échéance de celui-ci.
Le pilote rentre sur SIGEBEL, croit enregistrer ce vol,
mais ne vérifie pas le bon enregistrement de cette action qui reste donc non officielle.
Le jour du vol il ne m'a pas présenté son carnet et le triptyque bleu pour y apposer signatures.
nous avions du temps et les jours passèrent.......et la date d'échéance aussi.
Il s' est donc retrouvé voler en "illégalité" jusqu'à ce jour de juillet 2022
ou lors d'un contrôle des documents lors de la participation à une manifestation
l'oubli est apparu.

Il s' est soumis a un vol de renouvellement avec un FE comme le prévoient les textes et vole maintenant en toute légalité.

Comment éviter un tel désagrément ?

Une mesure, appliquée par les instructeurs du club a été établie :

" Lors des prorogations de SEP, je vous demande de ne pas remplir la licence du PPL tant que celui-ci ne vous a pas communiqué le numéro de transaction qu'il a récupéré sur SIGEBEL.

Donc en résumé, vous faites le vol, puis le PPL se connecte sur SIGEBEL (le jour même ou les jours suivants), récupère le numéro de transaction, vous le communique, et uniquement à ce moment là vous remplissez sa licence avec la date du vol, la limite de validité, et le numéro de transaction "

Je me permets d' ajouter qu'il est prudent d'ajouter sur le triptyque bleu et le carnet de vol le nombre a quatre chiffres qui apparait lors de l'enregistrement de votre prorogation. C'est un chiffre d'homologation et donc d'officialisation.

Malgré le vol de prorogation effectué par le pilote avec le FI en temps utiles, l'absence de saisie validée de celui-ci dans SIGEBEL, a conduit à l'absence de numéro de transaction, et donc à l'absence de mention apposée par le FI sur la licence.

La méconnaissance par le pilote de la procédure de renouvellement a conduit à la réalisation de vols malgré une licence formellement expirée. L'absence de contrôle systématique de la documentation pilote et notamment des dates de validité de la licence (comme de la Classe 2) constitue une légèreté qui a conduit à ce que le temps passe sans que l'anomalie administrative ne soit décelée. L'absence de verrou informatique dans le logiciel de gestion n'a pas permis ni d'alerter, ni d'empêcher la réalisation de vols malgré une licence expirée.

Cette situation impacte directement et irrémédiablement la sécurité - juridique - du vol.

Actions correctives : La procédure qui aurait dû être respectée, telle que décrite par le déclarant aurait du éviter cet incident. Elle doit être rappelée systématiquement par les FI lors des vols de prorogation (la prorogation n'est acquise qu'après présentation par le pilote de son extrait nominatif au FI, (qui serait avisé de l'archiver pour démontrer la réalité de son contrôle), et l'apposition par le FI sur la licence de la date de prorogation, de sa signature et du numéro de transaction.

Actions préventives :
- sensibiliser les pilotes volant très régulièrement au fait qu'ils sont paradoxalement plus exposés à ces absences de contrôle systématique de leur documentation, ayant la certitude du respect de leur condition d'expérience récente.
- sensibilisation des pilotes au fait que l'irrégularité administrative a pour conséquence immédiate un risque juridique majeur : l'exclusion de TOUTES les assurances souscrites.
- rappel aux membres du club que la saisie des validités des licences et classe 2 dans le logiciel de gestion du club permet l'envoi d'alertes et constitue donc une mesure préventive utile contre des oublis toujours possibles.
- creation d'une fiche de synthèse A4 pour affichage dans les locaux du club, rappelant la procédure de renouvellement à suivre.
- diffusion du REX
- proposition au conseil d'administration de l'aéroclub de réserver la mise à jour des échéances de validité dans le logiciel de réservation aux seuls instructeurs, afin qu'un contrôle puisse être effectué par un FI, et qu'un blocage informatique de toute réservation soit mis en place en cas d'oubli de la procédure.